规模越大的企业,使用OA系统的效果越明显,比如集团企业。
大型集团企业下辖多个子公司,他们规模较大,相对独立,但仍有部分流程需要通过集团审批,并向集团提交重要管理信息和业务报表等。集团总部也有大量的文件、通知、公告需要及时传达和发布到各子公司。
由于办公分散、机构众多、人员庞大、流程复杂,集团企业迫切希望解决以下问题:
需要加强对子公司的管控力度,加强集团与子公司之间、子公司与子公司之间的协同办公能力,解决信息传递过程中的损耗、延迟、失真的问题。
需要规范、优化、简化办公流程,以事务为中心,打破公司和部门间的行政壁垒,将执行的三个要点:执行者、目标与过程管控透明化,通过动态组织、工作流和任务紧密协调起来,提升集团全员的办公效率和执行力。
需要构建敏捷化的组织运营体系,避免“大企业病”,并通过精准的数据报表加强集团的科学化决策水平。
基于此,集团企业OA系统的建设目标应该是:解决集团沟通、协作与管理的问题,为集团企业提供统一的信息化办公平台,实现各种信息、流程、资源、知识的整合、优化和分级管理。
华天动力将集团OA系统的建设目标总结为以下六点:
1、 协助集团企业实现制度落地
协助集团企业实现从“人本化”管理到“制度化”管理的转变,从“个人能力”到“组织能力”的转变,从“经验型组织”到“学习型组织”的转变。
2、 协助集团企业增强总部功能
以信息化手段增强集团企业总部战略管理、资产管理与投资、业绩管理、财务管理、人力资源规划及协调与共享服务这六项核心能力。
3、 协助集团企业规范责权体系和工作流程
规范、简化、优化集团和子公司的核心管理流程,明晰流程中的关键点、障碍点和控制点,确定各岗位的责任范围和承担方式,让事找人,而非人找事。
4、 协助集团企业提升协同效率和执行能力
减少手工办公所耗费的时间和精力,将复杂的事情简单化,释放员工潜能用于核心业务。完善中层管理者的思维与技能,提升中层的沟通能力与执行能力。
5、 协助集团企业提升科学化决策水平
通过完善的报表工具,对各种业务数据和管理成本进行全面汇总、集中分析、统一展示,为领导者提供精准的决策依据。
集团OA系统项目的实施通常比较复杂,这对于OA系统本身也提出了更高的要求。虽然集团企业一般都是“财大气粗”,但我们还是建议采用“标准化产品+个性化定制”的方法来实施,尽量避免完全的定制开发。
根据多年的实施经验,华天动力认为一个优秀的集团OA系统必须具备以下品质:
1、经济性:实施周期短、使用方便、投资经济、总体拥有成本(TCO)最低;
2、灵活性:可分布式部署(在集团总部和子公司安装多套系统,总部和子公司的系统相对独立但能数据互通,适用于特大型企业集团),或集中式部署(集团总部和子公司共用一套系统,通过权限进行分级管理,适用于中型和小型企业集团);
3、安全性:具备完善的权限控制方案,采用分级管理员模式,每个管理员具有相应的权限,并且互不干扰,保证系统内流程、数据、文档的安全使用。比如子公司管理员设置的工作流程,只适用于本公司,子公司上传的资料也只有本公司人员可见;
4、门户性:采用门户的模式,让集团总部、子公司、职能部门、总经理(董事长)等具有相对独立的办公门户,不同的用户登陆系统后可以看到为自己定制的办公内容;
5、拓展性:采用完全开放的设计架构,系统的拓展性极强,可按照集团总部、子公司的个性化需求快速生成各种新的管理模块,并在不改动底层平台的基础上进行动态升级,完美适应集团组织结构调整和业务发展的需要。
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